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¿QUE ES BPM?

 La tecnología BPM es revolucionaria, reduzca costos e incremente sus ingresos

 

BPM es, sin ninguna duda, la tendencia ya consolidada e imparable que está cambiando para siempre la forma de gestionar las operaciones de las empresas y de cualquier organización en el mundo, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia. 

 El BPM se puede definir como una nueva categoría de software empresarial que permite a las empresas modelizar, implementar y ejecutar conjuntos de actividades interrelacionadas –es decir, Procesos– de cualquier naturaleza, ya sea dentro de un departamento o permeando la entidad en su conjunto, con extensiones para incluir a los clientes, proveedores y otros agentes como participantes en las tareas de los procesos.

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Alcance

Con una herramienta BPM de máximo nivel como AuraPortal, la empresa puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso, incluidos los relacionados con Recursos Humanos, Control de Calidad, Compras, etc., y toda clase de proceso que sea específico y particular de la empresa.

 

Ventajas

Las empresas que implantan un BPM mejoran TODA la entidad, sacan a la luz los puntos débiles y fortalecen las actividades más importantes. Por lo tanto, permite que las empresas sean más Flexibles, Competitivas y Eficientes.

 

Integración BPM

Aunque los procesos diseñados dentro del BPM pueden trabajar cómodamente de manera integrada con software de gestión previamente existente en la empresa, como ERP y CRM, se irán adaptando a modelizar con BPM, consiguiendo así mayor automatización, flexibilidad, seguridad y potencia, además de la unificación global de la operativa empresarial.

 AuraPortal es una plataforma que ofrece facilidad en el diseño y fácil ejecución de todos los procesos operativos, sin importar lo complejos que puedan ser y sin ningún tipo de programación adicional. AuraPortal software BPM ofrece soluciones para empresas de cualquier tamaño: desde corporaciones con millones de procesos y/o usuarios hasta pequeñas empresas. AuraPortal puede controlar automáticamente las operaciones de cualquier entidad desde el principio hasta el final, o solo áreas organizativas específicas.

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Estructura de AuraPortal BPM

El software BPM de AuraPortal Helium está estructurado en dos ámbitos:

 

1 – CORE BPM

2 – MÓDULOS OPCIONALES

 

 

 

 

 

 

 

 

1. CORE BPM

Contiene los siguientes módulos: Instalaciones Gemelas | Multiidioma | Intranet/Extranet | Gestión de Procesos | Gestión Documental | Gestión de Contenidos | Gestión y análisis de datos | Conectividad.

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1.1. Instalaciones Gemelas

El sistema AuraPortal se instala en dos lugares idénticos:

  • La instalación de producción, para llevar a cabo la actividad normal de la organización.
  • La instalación de pruebas, que permite realizar todo tipo de pruebas en una instalación idéntica a la de producción, pero con la seguridad de que no se alterarán los datos ni se harán modificaciones a la configuración de las operaciones reales de la organización.

La instalación de pruebas es muy útil para probar las instalaciones de los Service Packs de Windows y los Extension Packs de AuraPortal (para actualizar el software).

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1.2. Multiidioma

 

AuraPortal puede trabajar simultáneamente en diferentes idiomas, permitiendo a cada usuario elegir el idioma con el que prefiere trabajar. El sistema presenta la aplicación completa en todos los idiomas elegidos simultáneamente.

 

 

 

 

 

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1.3. Intranet/Extranet

Gestiona la comunicación entre empleados y entre empleados y clientes, proveedores y otros agentes externos, a través de un sistema de flujo de trabajo extremadamente potente. Características:

  • Gestión de Documentos y Contenidos
  • Descubrimiento de Información y Búsqueda Inteligente
  • Generador de Información, Perfiles de Empleados y otros directorios
  • Seguridad contra amenazas internas y externas
  • Fácil Integración
  • Herramientas de colaboración como foros, calendarios, actividades, carpetas compartidas, etc.
  • Redes Sociales con anuncios y notificaciones en tiempo real
  • Disponibilidad 24/7 en la nube
  • Funcionalidad para móviles y tablets
  • Flujos de Trabajo Digitales
  • Personalización y flexibilidad

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1.4. Gestión de procesos

AuraPortal ofrece un sistema único de Gestión de Procesos de Negocio porque fue concebido desde el principio para funcionar 100% en Internet (en planta y en Cloud) sin necesidad de añadir código de programación. Ofrece dos herramientas para modelar los diagramas de proceso, uno basado en Microsoft Visio y otro desarrollado en Java, en ambos casos, siguiendo la notación estándar de BPMN.

Mientras se dibuja el diagrama del proceso, AuraPortal construye internamente el código de programación correspondiente, por lo que una vez que el diagrama ha terminado, lo único que hay que hacer es definir los atributos de los objetos que aparecen en dicho diagrama, específicamente: tareas, eventos y compuertas. Con esto, el proceso está listo para ejecutarse.

Las características distintivas de AuraPortal que han clasificado a la primera posición en el mercado internacional son muchas y más de 300 clientes importantes que trabajan con AuraPortal pueden confirmarlo.

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1.5. Gestión de documentos

Gestiona todos los documentos de la entidad (textos, imágenes, vídeos, etc.) de forma totalmente integrada y global. El manejo de documentos se puede utilizar simultáneamente con dos sistemas:

  • Microsoft SharePoint, incorporado en la aplicación.
  • AuraPortal File System, un sistema diseñado por AURA. Esta es la opción recomendada, especialmente si se requiere un mejor rendimiento con grandes volúmenes (millones) de documentos.

 

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1.6. Gestión de contenidos

Permite la publicación de anuncios, noticias, artículos, vídeos, documentos de cualquier tipo y, en general, cualquier contenido en formato digital. El módulo se integra perfectamente con el BPM, para que cualquier empresa pueda crear su propia información digital para obtener una gestión de contenidos completa y personalizada sin tener que contratar a un especialista.

Una aplicación interesante del módulo de Gestión de Contenidos es la construcción de sitios web, sin importar su complejidad. AURA ha considerado la integración con los motores de búsqueda de Internet (por ejemplo, Google) y ha incluido un sistema automático de creación de Sitemap, que indexa todas las palabras deseadas en los índices internos de estos motores de búsqueda para permitir una rápida localización por parte de los usuarios de Internet.

 

 

 

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1.7. Gestión y análisis de datos

Gestiona el tratamiento completo de la información introducida o generada automáticamente para su posterior análisis mediante informes, consultas, monitoreo, cuadros de mando, BAM.

 

 

 

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1.8. Conectividad

Permite conexiones con cualquier tipo de dispositivo, aplicación o base de datos externa. Este módulo contiene todos los componentes de integración necesarios, como servicios web, Adapters Server, formularios externos, servicio importador de datos, tareas de sistema de tipo ejecutor e invocador de scripts, etc.

También incluye canales sofisticados de integración con otras aplicaciones de software externas como ‘Excel’, ‘Email’, ‘ODBC’, ‘Web Services’,’ SAP’,’ Dynamics CRM’ y otros.

 

 

 

 

 

 

2. MÓDULOS OPCIONALES

Los siguientes módulos están disponibles de forma opcional: Deep Business Intelligence | Reglas de Negocio | 3 Entornos Sincronizados | Workflow de Usuarios Externos .

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2.1 Deep Business Intelligence

Este módulo integra tres potentes herramientas:

AP Dynamic BI (Inteligencia de Negocios Dinámica de AuraPortal). Una herramienta de inteligencia de negocios fácil de usar y especialmente dirigida a los usuarios de negocios de AuraPortal que no tengan conocimientos técnicos, que les permite crear una amplia gama de informes sofisticados con todo tipo de gráficos, permitiendo también la interacción del usuario con bases de datos de AuraPortal para modificar y actualizar valores en registros de familias.

TAO Universal Watcher (Observador Universal TAO). Un revolucionario sistema de vigilancia exclusivo de AuraPortal, que permite a los supervisores obtener a voluntad y sobre la marcha, toda la información y sugerencias operativas generadas por el sistema relacionadas con cualquier punto en cualquier proceso en marcha en la organización, sin necesidad de ningún diseño previo. El sistema sigue la secuencia instantánea ‘TAO’ instant sequence: THINK > ASK > OBTAIN.

Conexión para MS Power BI (herramienta de Inteligencia de Negocios de Microsoft), que ofrece una enorme gama de características y capacidades.

 

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2.2. Reglas de Negocio

AuraPortal tiene un enfoque innovador a las reglas de negocio, mucho más sencillo de manejar, pero más potente que cualquier otra herramienta. Este módulo contiene todas las regulaciones y procedimientos de la empresa, así como información relacionada con los procesos que puede ser fácilmente integrada en los procesos en ejecución sin perder su independencia.

Siguiendo la tendencia estándar más avanzada, las reglas de negocio de AuraPortal son “declarativas”, lo que significa que no “actúan”. En vez de eso, se mantienen separadas de los procesos y son invocadas por los motores de proceso solo cuando son necesarias, de modo que las reglas se calculan al momento que se invocan y los resultados se presentan al motor de proceso. Este es el factor que les da su extraordinario poder de actuación y modificación “en marcha”, porque, aunque no residen en el dominio de los procesos, siempre están listos para proveer la información requerida según sea necesario, sin verse afectadas en lo más mínimo.

Hay cuatro tipos de Reglas de Negocio según la forma en que se realizan las operaciones y suministran los resultados:

  • Textual – Contienen texto enriquecido con almacenamiento o uso ilimitado.
  • Asignación – Almacenan variables con valores previamente asignados.
  • Cálculo – Almacenan las fórmulas de cálculo para cualquier variable.
  • Inferencia – Proporcionan un resultado que cumple con las restricciones impuestas por cualquier número y tipo de criterios.

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2.3. Tres Entornos Sincronizados

Este módulo permite a las organizaciones crear nuevas clases de procesos, o modificar las existentes, en instalaciones independientes y físicamente separadas. En otras palabras, los cambios en el diseño y las pruebas en la clase de proceso se realizan en instalaciones diferentes e independientes de aquella que contiene los datos reales y los cambios se exportan de forma sincronizada al entorno de producción. Este módulo no debe confundirse con el módulo “Instalaciones gemelas” que se encuentra dentro del CORE BPM.

 

 

 

 

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2.4. Workflow de Usuarios Externos

Este módulo permite que las Tareas de Usuarios Externos estén directamente vinculadas, es decir, estos usuarios pueden enviarse tareas entre sí sin necesidad de que intervenga un empleado. Sin este módulo, un empleado siempre debe intervenir por medio de una Tarea.

 

 

 

 

Usuarios

Hay dos tipos de usuarios que pueden participar en los procesos BPMS: Empleados | Usuarios externos .

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Empleados

Los Usuarios Empleados tienen el mayor alcance de rendimiento. Entran al sistema a través del Portal de Empleados (Intranet), desde donde pueden iniciar procesos, trabajar con tareas de proceso y tareas libres y tener acceso a todos los recursos de la aplicación como familias de documentos, cuentas, ítems, proyectos, áreas, procesos, etc. También pueden diseñar Procesos si se les concede el permiso. Los empleados están registrados en el organigrama de la empresa que es el árbol de la familia de empleados.

 

 

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Usuarios Externos

El Usuario Externo está destinado a ser utilizado por distribuidores, clientes, proveedores, etc., que tienen un alto grado de interacción con la empresa. Los Usuarios Externos entran al sistema AuraPortal a través de uno de los Portales Externos (Extranet) libremente diseñados por la empresa, de acuerdo con la clase de organización a la que pertenece el usuario. Los usuarios externos pueden iniciar procesos y ser ejecutores de tareas de proceso, aunque sus capacidades son limitadas en comparación con los Usuarios Empleados.

 

Licencias

Hay dos tipos de licencia: Licencias por Usuario | Licencias Corporativas.

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Licencias por Usuario

Existen dos tipos de licencias por usuario que pueden funcionar en paralelo:

  • Nominativa, lo que significa que cada licencia solo puede ser utilizada por la persona identificada.
  • Concurrente, donde la única limitación es el número máximo de usuarios simultáneos, independientemente de su identidad.

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Licencias Corporativas

 

Incluye usuarios ilimitados, y puede concederse por separado a cada uno de los dos tipos de usuarios: Empleados y Externos.

 

 

 

 

 

¿Qué son los Procesos de Negocio y el Software BPM?

Los Procesos de Negocio o Procesos Inteligentes son las partes en las que se puede dividir la actividad u operativa global de cualquier empresa u organización. Su gestión y control inteligente se lleva a cabo mediante los sistemas llamados BPM.

 

Algunos ejemplos de Procesos de Negocio:

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Compras

Gestión de los circuitos de compras.

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Marketing

Gestión de actividades de marketing y generación de demanda.

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Oportunidades de venta

Gestión de las oportunidades de venta, incluido el control de las acciones comerciales y la generación automática de los pedidos y contratos en su caso.

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Fabricación

Gestión de los procesos de fabricación o transformación.

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Servicios

Gestión de las prestaciones de servicios.

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Circuito de venta

Gestión de los circuitos de ventas, facturación, cobros y reclamaciones.

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Asistencia a clientes

Asistencia permanente (hot-line) a los clientes.

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Contabilidad

Contabilidad, incluida la asignación y control de partidas presupuestarias.

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Recursos Humanos

Gestión de los recursos humanos incluyendo: contratación, salarios y remuneraciones, permisos, vacaciones, despidos, control y optimización de rendimientos de trabajo, etc.

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Finanzas

Gestión financiera, abarcando el control del dinero, los préstamos, créditos y débitos con optimización del destino de las inversiones y de las aplicaciones de los flujos de tesorería.

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Situación económica

Análisis de la marcha económica de la empresa, su rentabilidad, cuellos de botella y capacidades mediante KPI o indicadores clave.

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Recursos empresariales

Optimización integral, desde una perspectiva global, de los recursos empresariales.

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Estrategias

Diseño y seguimiento de estrategias presentes y futuras en todas las áreas de actividad.

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Gestión de normativas

Establecimiento y actualización permanente de las normas de funcionamiento de la organización y de sus reglas de negocio.

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Proyectos de toda índole

Diseño, seguimiento y control de proyectos de toda índole, tanto singulares como recurrentes y tanto en sus etapas de preparación como en las de ejecución.

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Contenidos informativos

Creación, actualización y publicación de contenidos informativos de cualquier clase, en cualquier formato y en todos los medios seleccionados.

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Gestión de documentos

Gestión integrada e inteligente de todos los documentos de la organización mediante potentes sistemas ‘File System’ que permitan manejar (crear, modificar, buscar, imprimir, etc.) millones de documentos con gran rapidez.

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Web corporativa

Publicación controlada en Internet y las redes sociales en general, incluyendo newsletters periódicas y el diseño de páginas web actualizables dinámicamente y el mantenimiento de blogs, chats, mensajes, etc.

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Comercio electrónico

Comercio electrónico con actualización automática de las ofertas, incluidas las cestas de la compra y las pasarelas de pago.

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Procedimientos jurídicos

Gestión de la interacción de la organización con el marco legal de su actuación, incluyendo los procedimientos jurídicos y procesales que pudiesen aparecer.

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Otras gestiones

Las demás gestiones y controles relativos a los procedimientos específicos de propio diseño, sin límite de complejidad, que cada empresa u organización necesita, en función de sus características particulares, para su óptimo funcionamiento individual.

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CRM

En general, la gestión llamada CRM que se refiere al control de la relación de la empresa con sus clientes, proveedores y demás agentes, es ventajosa y óptimamente llevada con Procesos.

 
 
Usted diagrama, AuraPortal programa

 

Mediante el uso de su interfaz drag-and-drop (arrastrar y soltar) podrá configurar la aplicación usted mismo, en lugar de utilizar código, construirá la aplicación más rápido de lo que tarda en informar a su departamento de TI para que lo haga por usted.
 
 

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